Ouvert depuis septembre 2021, le service VaS regroupe plusieurs organisations utilisatrices qui ont procédé à date à 1 000 versements.
Retour sur les utilisateurs de Vitam accessible en service
A l’origine du service VaS, plusieurs ministères s’étaient réunis pour monter le projet, participer à la construction des interfaces de Vitam et offre un service en mode SaaS au plus grand nombre d’utilisateurs possibles. Les ministères de la Culture et de la Transition écologique, très vite rejoints par les ministères sociaux ont donc initié ce projet. Actuellement, d’autres ministères font maintenant partie des utilisateurs du service avec le ministère de l’Agriculture et de la souveraineté alimentaire et le ministère de l’Education nationale. En parallèle, le ministère de la Justice participe également au projet par son SAE, construit sur une base Vitam, exploité par des équipes interministérielles en s’appuyant sur un front-office extérieur pour répondre à des besoins d’archivage papier entre autre.
Ouvert aux organisations publiques qui le souhaitent, le service VaS accueille maintenant
des collectivités territoriales
le conseil départemental de l’Hérault
le conseil départemental du Tarn-et-Garonne
le conseil départemental du Gard
des opérateurs
la société des grands projets
le musée du quai Branly
la médiathèque du patrimoine et de la photographie
l’université de Bordeaux
Retour sur les usages de Vitam accesible en service
Et qu’en est-il des usages ?
1 000 versements qui ont permis d’entrer 940 919 archives pour 8 694,12 Go.
Ci-dessous l’évolution depuis septembre 2021 du nombre d’archives versées et du nombre de versements, avec une moyenne de 941 archives par versement.
En complément, un schéma d’évolution du poids binaire en stockage depuis septembre 2021.
A ce jour, 4 utilisateurs sont réellement en versement en production avec des pratiques très différentes, montrées par le graphique ci-dessous.
Les autres utilisateurs mentionnés sont en préparation d’usage, sur la plateforme de pré-production ou sur le plateforme de recette.
Le service VaS poursuit sur sa lancée et a accueilli de nouveaux utilisateurs : en plus des ministères ayant participé à l’origine du projet (ministère de la Culture, ministère de la Transition écologique, ministères sociaux), le ministère de l’Agriculture, le musée du Quai Branly, la société des grands projets, les conseils départementaux du Gard, du Tarn-et-Garonne et de l’Hérault font dorénavant partie des utilisateurs.
Enfin, le Programme Vitam a effectué une trentaine de présentations à la demande d’organisations souhaitant en savoir plus sur Vitam et VaS. Pour cela, un mail suffit !
En septembre - octobre 2023, le Programme Vitam a eu l’opportunité de présenter le Programme Vitam, ses réalisations, ses réflexions lors d’événements internationaux.
En septembre 2023 avait lieu la conférence iPres à Champaign-Urbana dans l’Illinois aux Etats-Unis. Cette 19e conférence dédiée à la préservation digitale accueillait dans son programme une intervention de Marion Ville, experte fonctionnelle du Programme Vitam, qui portait sur “2013 - 2023: A REVIEW OF TEN YEARS OF EMAIL ARCHIVING IN FRANCE”. Cette intervention que vous pouvez retrouver ici a valu des félicitations à Marion qui a reçu le Co-Chair Award for Exceptional All Around Contribution après avoir été complimentée dans le cadre du Best Paper, Best First Time Contribution Award, et the Angela Dappert Memorial Award in Research and Practice.
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Le conseil international des archives organisait en octobre 2023 son congrès à Abu Dhabi. Alice Grippon et Marion Ville y ont présenté une intervention portant sur Le SAE Vitam ou comment donner de la confiance en l’archivage pérenne de documents électronique. Cette présentation, disponible ici, a suscité de nombreuses questions et de multiples prises de contacts d’autres pays, elle était complétée par deux posters portant sur :
SAE en logiciel libre : impliquer les utilisateurs, un moyen pour durer ?
Vitam, un outil performant pour répondre aux besoins des archivistes, est-ce suffisant ?
Fin d’année 2023 rime pour l’équipe du Programme Vitam avec mise à disposition de la version 7.0 de Vitam. Présentation des nouveautés et liens utiles.
Migration de la documentation métier sous forme de site WEB statique permettant les recherches transverses et simplifiant pour l’équipe programme le maintien en cohérence et l’évolution
Back-office
Évolutions fonctionnelles
Collecte / Entrée
Collecte : précision du nombre de résultats de recherche au-delà de 10 000 éléments sur les AU
Entrée : versements de SIP avec plusieurs versions d’un même usage
Audit / Préservation
Suppression d’objets physiques
Gestion des archives
Personnalisation des rapports d’élimination : configuration de champs à intégrer au rapport d’élimination
Gestion des données
Amélioration de l’enregistrement des métadonnées techniques externes lors d’opérations de préservation
Recherche et accès aux archives
Recherche « scroll » sur les objets permettant le renvoi de plus de 10 000 résultats (limites en nombre d’usage par jour à configurer)
Tests de non régression :
Ajout de tests de non régression concernant :
le versement d’un SIP avec un groupe d’objets techniques ayant plusieurs versions d’un même usage
l’import d’un contrat de gestion avec un paramètre sur les identifiants pérennes
Évolutions techniques
Remplacement de CentOS
Support de AlmaLinux 9 pour les versions Vitam 6.2+ (bug fix) et 7.0.0+
Tests de migration d’OS d’une instance Vitam en CentOS vers la même version en AlmaLinux
Étude pour publication en 7.1.x d’une version OS indépendante basée sur la conteneurisation
Exploitation
Livraison des packages DEB/RPM signés
Supervision : alerting sur les opérations en pause ou en erreur
Amélioration du diff_offers permettant de fournir une liste de tenants et containers à analyser
Mise à jour de mapping elasticsearch évitant de faire une réindexation complète en cas de migration
Griffons
Nouvelle release 1.18.0
Montée de version de FFMpeg (4.1.11 sur Debian et 3.14.12 sur CentOS) : génération de binaires
Montée de version de ImageMagick (6.9.11.60 sur Debian et 7.0.10-30 sur CentOS) : génération de binaires, validation de formats, extraction de métadonnées techniques
Attention, limitation sous AlmaLinux 9, les griffons ffmpeg & imagemagick ne fonctionnent pas dans la version actuelle.
Sécurité
Configuration autorisant de préciser le nombre de résultats au-delà de 10 000 dans les requêtes DSL des unités archivistiques du module de collecte (collect.conf).
Configuration permettant de limiter le nombre de requêtes quotidiennes en mode scroll sur les groupes d’objets techniques (metadata.conf)
Configuration de la personnalisation des rapports d’élimination dans le fichier vitam.conf (worker)
Mise à jour des librairies :
apache-shiro: 1.8.0 -> 1.10.0
xstream: 1.4.15 -> 1.4.20
batik-css: 1.11 -> 1.16
Front-office Vitam UI
Ajout de fonctionnalités
APP Collecte et préparation des versements :
Visualisation en résultat de recherche des archives sans rattachement
Modification du comportement de consultation des onglets du panneau latéral
Gestion de la précision des requêtes à plus de 10 000 résultats dans l’APP Collecte
APP Recherche et consultation des archives
Visualisation en résultat de recherche des archives sans rattachement
Affichage des métadonnées d’un objet physique d’une unité archivistique
Modification du comportement de consultation des onglets du panneau latéral
APP Audit
Gestion des seuils par profil pour les opérations d’audits (possibilité de dépasser les seuils de plateforme pour les utilisateurs autorisés)
APP Contrat d’entrée
Ajout, dans la création d’un contrat d’entrée, d’une étape permettant de définir des contrôles relatifs aux documents signés électroniques [NB : Cette étape n’est pas fonctionnelle car l’application des contrôles à l’entrée n’a pas encore été implémentée.]
Ergonomie
UX design (transverse à toutes les APPs)
Harmonisation des noms, descriptions et titre des APPs
Technique
Remplacement de CentOS
Support de AlmaLinux 9 pour les versions Vitam 6.2+ (bug fix) et 7.0.0+
Tests de migration d’OS d’une instance Vitam en CentOS vers la même version en AlmaLinux
Étude pour publication en 7.1.x d’une version OS indépendante basée sur la conteneurisation
Exploitation
Configuration de la liste de métadonnées externes en vue de pouvoir les rechercher dans l’APP Recherche et consultation des archives
En cette fin d’année 2023, le Programme Vitam met pour la première fois à disposition l’exécutable de Pastis (pour Profil d’archivage simple pour le traitement de l’information en Seda. Pour en savoir plus
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Le conseil international des archives organisait en octobre 2023 son congrès à Abu Dhabi. Alice Grippon et Marion Ville y ont présenté une intervention portant sur Le SAE Vitam ou comment donner de la confiance en l’archivage pérenne de documents électronique. Cette présentation, .png)
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