Vitam logo
Programme interministériel archivage numérique

L'offre VaS

Cette page vous présente Vitam accessible en service.

Télécharger le document de présentation Logos

L’offre VaS

Notre mission

  Organiser, de manière sécurisée, pérenne et souveraine la conservation et la communication des données, issues d’applications, de la bureautique, de messageries, tout en respectant la législation et les besoins archivistiques.

Vos enjeux

  • conserver vos données et y accéder - respecter la réglementation et répondre aux exigences juridiques
  • optimiser les stockages et gagner de la place sur les serveurs
  • réduire vos difficultés organisationnelles et gagner du temps
  • mutualiser les coûts

alt text

Pourquoi recourir à VaS ?

  • Pour archiver en toute sécurité ses données sur une offre de l’Etat
  • Pour accéder à tout moment à ses documents
  • Pour bénéficier d’une interface pensée par et pour les archivistes
  • Pour disposer de l’hébergement, de la maintenance, de l’exploitation de la plateforme sans gérer l’installation et la maintenance
  • Pour profiter d’un accompagnement fonctionnel et technique riche de l’expérience Vitam
  • Pour faciliter l’archivage numérique définitif aux Archives nationales

Les + de l’offre VaS

  • Implication et soutien de l’Etat
  • Cloud souverain de l’Etat
  • Compétitivité financière
  • Interface homme-machine simple d’utilisation et conçu en UX Design
  • Enrichissement des fonctionnalités en continu 
  • Ecosystème Vitam et son club utilisateurs

Les fonctionnalités de VaS

alt text

Fonctionnalités métier

  • Déposer sur la plateforme un dossier d’archives numériques
  • Verser des données numériques directement issues d’une application tierce
  • Contrôler à l’entrée la conformité de son versement
  • Créer une arborescence et y intégrer ses versements
  • Modifier les métadonnées
  • Stocker et indexer les archives et leurs métadonnées
  • Calculer les échéances des règles de gestion
  • Gérer les stocks et éliminer les archives dont la DUA est échue
  • Créer des profils d’utilisateurs et gérer leurs droits d’accès et de modification dans l’application
  • Rechercher dans les arborescences et les archives conservées, les consulter et les télécharger en fonction de ses droits
  • Tracer toutes les actions qui ont lieu dans le système, et générer des certificats (valeur probante, intégrité)
  • Auditer le système et les fonds existants

Caractéristiques techniques

  • Données stockées sur des serveurs de l’Etat (Cercle 1 du Cloud de l’Etat)
  • Infrastructure mutualisée
  • Equipe d’exploitation dédiée (taux de disponibilité garanti à ce stade à 98% en heures ouvrées, en amélioration continue)
  • Redondance sur deux sites (garantie de non-perte de données)
  • Élasticité (offre qui s’adapte à la demande)
  • Centralisation de l’exploitation et de la maintenance de la plateforme
  • Centralisation des mises à jour logicielles et de sécurité

Historique du projet VaS

Courant 2019, le ministère de la Culture et les ministères de la Transition écologique et solidaire, et de la Cohésion des territoires et des Relations avec les collectivités territoriales ont signé une convention de service pour le projet “Vitam as a Service”. Devenu depuis Vitam accessible en service (VaS), ce projet soutenu également par la DINum et le Siaf vise dans sa première phase à produire un produit minimum viable (MVP) offrant des fonctionnalités de versement et de gestion des archives pour les archivistes. À l’origine de cette initiative se trouve le besoin des ministères d’avoir une solution dédiée pour la gestion de leur archivage intermédiaire, besoin exprimé également par plusieurs opérateurs – partenaires du Programme Vitam. S’appuyant sur la réutilisation de la solution logicielle Vitam, le projet offrira une infrastructure interministérielle mutualisée avec un front-office générique.

En s’appuyant sur une initiative de partenaires…

Les travaux de réflexion ont été entamés en s’appuyant sur l’initiative Vitam UI (pour Interface utilisateurs) et en y participant. Cette dernière est portée depuis 2019 par deux partenaires du Programme Vitam, le CEA et le CINES, rejoints par Locarchives - Xelians, qui a déployé une offre d’archivage à partir de la solution logicielle Vitam. Ensemble, ils ont listé les fonctionnalités nécessaires pour la gestion des archives en front-office, les ont priorisées et ont commencé les développements. Les contributions à Vitam UI seront reversées au Programme, en Open Source (licence Cecill-C1), permettant de renforcer encore l’axe directionnel fort du Programme depuis l’origine, soit la diffusion et la réutilisation la plus large possible.

…pour proposer rapidement un Produit minimum viable (MVP)…

La phase 1 du projet VaS, extension du Programme Vitam, a débuté en même temps que sa phase maintenance et amélioration continue.  Une comitologie propre a été mise en place, issue du fonctionnement du Programme Vitam, avec un comité de direction, un comité de pilotage et une cellule d’urgence, créée pour agir en cas de problème majeur lorsque les mises en production seront effectives. Un comité de cohérence fonctionnelle complète ce dispositif. La première phase aboutira à un MVP d’ici à la fin de l’année 2020 contenant les fonctionnalités socles de versements, mais aussi de gestion et d’accès aux archives par les archivistes. Le service sera alors mis à disposition des ministères participants.

alt text

… avant d’aboutir à une offre de service plus large !

Une phase 2 démarre ensuite. Aux porteurs initiaux du projet s’ajoutent de nouveaux ministères, dont certains, comme les Ministères sociaux, ont embarqué dès la phase 1 dans les réflexions et les échanges permettant l’acculturation de tous au projet, au Programme Vitam, aux méthodes, etc. Cette deuxième étape sera l’occasion de pousser les fonctionnalités développées en phase 1, mais aussi d’ajouter des fonctionnalités qui ont pu être jugées non prioritaires au début, tout en gardant en objectif le versement dans VaS mais également le reversement dans la plate-forme des Archives nationales. Pour cela, une archiviste sera en charge de la collecte, de l’animation et de l’appropriation par la communauté métier, en lien étroit avec la directrice de la diffusion et des partenariats du Programme Vitam.

Ce projet sera mené en mode agile, avec par exemple l’organisation d’un atelier de priorisation stratégique avant le lancement des travaux de développement de la phase 2, en suivant la méthode MoSCoW.

À termes, d’autres ministères, en plus des porteurs en phases 1 et 2, pourront utiliser ce service. Le modèle économique est en cours d’étude et certains ministères envisagent également de proposer une offre à destination de leurs opérateurs, se basant sur VaS. Ce projet, porté par le Programme Vitam, permet donc de répondre aux besoins de plusieurs de ses partenaires.

Comment souscrire à VaS

  • Contacter son service d’archives et/ou le service responsable du contrôle scientifique et technique sur ses archives

  • Contacter l’équipe VaS

  • Préparer les référentiels et former les utilisateurs

  • Lister les données et flux prioritaires et estimer :

    • Reprise de données :

      • poids global + nombre de documents à archiver présents sur les serveurs - Noter si des contraintes réglementaires fortes s’appliquent sur certains documents ainsi que la taille du plus gros versement estimé et la taille moyenne de versement attendu.

      • poids global + nombre de documents à archiver en provenance des SI prioritaires.

    • Prévision des entrées :

      • poids global + nombre de documents estimé pour les archives versées manuellement dans le système sur les deux prochaines années. Préciser également la taille du plus gros versement estimé et la taille moyenne de versement attendu.

      • poids global + nombre de documents estimé en flux pour le versement par les SI prioritaires.

  • Évaluer le nombre d’utilisateurs de la plateforme

  • Vérifier son accès au RIE et si besoin évaluer le débit nécessaire selon les données et flux priorisés

  • Préparer les versements

Documents de présentation